Secara harfiah istilah protokol berasal dari bahasa Yunani protos yang berarti ‘pertama’ dan colla yang artinya ‘meletakan’ atau ‘janji’. Dalam kamus besar bahasa indonesia (KBBI offline, 2010), protokol diartikan sebagai (1) peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara: (2) tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku dalam diplomatik; (3) orang yang bertugas mengatur jalannya upacara.
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2018 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan, Keprotokolan itu adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
Aturan yang terdapat dalam keprotokolan ini merupakan kumpulan aturan yang tentunya dapat diamati melalui tulisan yang tercantum, serta dalam pergaulan pribadi, instansi, institusi, pejabat, serta pimpinan organisasi. Dapat dikatakan pula bahwa keprotokolan ini merupakan suatu perilaku dalam beretika yang tentunya dapat diaplikasikan dalam acara-acara diplomatik (Negara, organisasi, dan instansi). Hal yang termasuk mengaplikasiannya adalah tata tempat, tata upacara, yang tentunya sangat bergantung kepada protokolnya.
Protokol juga bisa diartikan sebagai suatu kebiasaan dan peraturan yang berkaitan dengan suatu formalitas dalam tata urutan serta etiket diplomatik, hal tersebut tentunya berporos pada aturan yang berlaku secara universal. Aturan berupa penghormatan kepada seseorang tentunya sangat diperhatikan, karena dalam menjalin proses hubungan sosial antar institusi maupun Internasional pasti akan berporos pada keprotokolan. Dalam kehidupan bersosial pastinya kita akan selalu memperhatikan etika dalam sopan santun berdasarkan dengan prinsip saling menghargai satu sama lain, dengan mempelajari keprotokolan besar manfaat yang akan dirasa untuk kita melakukan proses sosial yang baik. Kita akan lebih memahami bagaimana bertindak, dan bagaimana cara menghormat seseorang.
Selain itu, protokol juga penting diterapkan dalam hubungan antarnegara/ hubungan diplomatik. Hubungan diplomatik itu sendiri merupakan instrumen hubungan luar negeri, yang merupakan kebutuhan bagi setiap negara, hal ini didasarkan pertimbangan bahwa sejak dahulu sampai saat ini tidak ada satu pun negara yang dapat berdiri sendiri tanpa mengadakan hubungan internasional. Agar semua pihak yang melakukan hubungan patuh dengan ketentuan, maka hubungan tersebut harus diatur berdasarkan hukum. Dengan penerapan hukum diplomatik yang tepat, maka masyarakat dunia dapat menikmati perdamaian karena para pihak yang berdiplomasi saling mengupayakan penghormatan terhadap hak dan pemenuhan kewajiban-kewajibannya.
Seorang petugas keprotokolan atau dikenal protokoler dalam bertindak harus selalu memperhatikan prosedur serta tata cara yang tentunya bersumber pada undang-undang, peraturan-peraturan, tradisi, kepribadian, dan ketentuan dari tradisi budayanya, pimpinan institusi, dan kepala negara.
Ruang lingkup seorang protokoler ini tentunya sangat terperinci dan banyak kaitannya dengan diplomasi. Seorang protokoler harus benar-benar memahami mengenai aturan atau tata cara dalam melakukan kegiatan acara atau upacara, dalam mengatur tata krama, menempatkan, menyambut, serta memperlakukan seseorang secara sopan dan benar sesuai dengan jabatannya, serta mengatur tata letak dalam posisi duduk. Seorang protokoler juga harus dapat mengatur jalannya suatu kegiatan atau upacara agar acara tersebut dapat berjalan dengan lancar, khidmat, dan teratur. Sehingga dalam prosesnya protokoler harus dapat memprediksi kendala apa saja yang dapat terjadi pada suatu kegiatan, tentunya itu semua memerlukan proses berpikir secara cermat, cepat, dan tepat. Menjadi protokoler dapat memudahkan dalam proses sosial dengan baik dan benar yang tentunya sangat memperhatikan kesopanan.
Implementasi proses diplomasi dengan aturan keprotokolan tentunya sangat membantu dalam menjalin proses sosialisasi, dengan aturan tersebut kita jadi lebih memahami bagaimana proses berkomunikasi, cara menghormati, sehingga proses diplomasi berjalan sesuai dengan harapan yang diinginkan. Untuk mendukung hal tersebut seorang protokoler harus memiliki:
Mental yang kuat karena proses jalannya diplomasi dengan berbagai negara yang memiliki beragam adat dan kebiasaan tentunya dapat memunculkan perbedaan pendapat yang harus diselesaikan oleh orang yang dapat menguasai situasi dengan hati yang selalu tenang.
Berkepribadian baik, sikap ini diperlukan karena seorang protokoler harus memberikan image yang baik kepada siapapun agar setiap rangkaian kegiatan berjalan dengan baik.
Pengetahuan yang luas karena banyak hal yang harus diketahui oleh seorang protokoler, bertujuan agar setiap proses yang dijalankannya dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang tertera dalam aturan keprotokolan.
Peka terhadap permasalahan, karena seorang protokoler harus dapat melihat berbagai situasi yang tidak beres agar dapat cepat diselesaikan dengan baik agar acara yang dijalankan dapat berjalan dengan baik.
Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, sikap ini diperlukan agar setiap permasalahan dengan berbagai situasi yang ada dapat ditangani dengan cepat tanpa menghambat kegiatan lainnya.
Menghargai pendapat orang lain, sikap ini diperlukan tentunya karena setiap situasi pastinya terdapat orang yang memiliki pendapat yang berbeda dan tentunya seorang protokoler harus dapat memberikan pendapat sesuai dengan apa yang seharusnya dilakukan.
Berbahasa baik dan sopan, sikap ini yang paling menunjang protokoler untuk memberikan citra yang baik.
Diplomasi yang merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam instrumen kepentingan kenegaraan. Segala aturan dalam keprotokolan tentunya sangat menunjang proses diplomasi, karena segala kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang diplomat sangat berkaitan dengan berbagai kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang protokoler.
Dalam hubungan antarnegara maupun antarbangsa (hubungan diplomatik) diperlukan peraturan sopan santun yang berdasarkan atas pengertian yang fundamental mengenai give and take, atau dalam asas hukum internasional dikenal sebagai asas resiprositas (timbal balik).
Kongres Perdamaian Westphalia pada 1648 yang mengakhiri Perang 30 tahun di Eropa Barat, merupakan suatu konferensi internasional pertama yang mengacu ke arah diplomasi modern. Pertemuan ini dihadiri oleh para wakil dari negara Australia, Prancis, dan Swedia serta beberapa negara lainnya, yang memakan waktu enam tahun untuk mengakhirinya. Kongres tersebut memerlukan waktu yang sedemikian lamanya karena belum ada peraturan protokol yang dipergunakan sebagai pedoman, kaitannya mengenai para wakil dari negara-negara yang kecil, siapa yang berkedudukan lebih tinggi, dan bagaimana urutannya, dapat menimbulkan persoalan lain pula.
Maka dari itu, muncul gagasan untuk mempergunakan kata yang disebut “meja bundar”, namun ini pun tidak menyelesaikan masalah keprotokolan, karena berebut ingin duduk dekat pintu. Akhirnya suatu peraturan keprotokolan tercipta dengan menentukan “preseance” atau “order of precedence” yang artinya urutan berdasarkan prioritas. Setelah itu, konferensi-konferensi internasional yang kemudian diselenggarakan berlangsung dengan lebih tertib dan lancar.
Setiap tugas yang dilakukan oleh seorang protokoler tentunya sangat berguna dalam melakukan proses diplomasi, dengan mengetahui cara menghormati dan memperlakukan seseorang sesuai dengan jabatannya tentu sangat membantu dalam melakukan implementasi terhadap proses diplomasi, karena aturan-aturan yang ada di dalam keprotokolan sangat berkaitan dengan cara bagaimana kita menghormati seseorang, bagaimana proses bertindak apabila ada seseorang yang jabatannya lebih tinggi dan sebagainya. Tentu dengan kita mempelajari keprotokolan sangat banyak pengaplikasiannya terhadap kehidupan kita dalam melakukan proses bersosial tidak hanya dalam proses diplomasi tetapi bisa juga dalam kehidupan sehari-hari kita seperti dalam masa perkuliahan, bagaimana cara kita menghormati dosen, menghormati seseorang, melakukan komunikasi yang baik, serta menghormati berbagai pendapat yang ada.
Daftar Pustaka:
www.unpad.ac.id. Anbarini, Ratih. Protokol berperan penting dalam pencitraan organisasi.
Arrijal, Hazza. (2020). PERAN KEPROTOKOLAN DALAM KEGIATAN DIPLOMATIK DITINJAU DARI HUKUM INTERNASIONAL. (Skripsi Sarjana, Universitas Sumatera Utara, 2020). Diakses dari http://repositori.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/26294/160200326.pdf?sequence=1&isAllowed=y