Oleh: Biro Adlitbang KPM Unpad
Liaison Officer (LO) mempunyai peran penting dalam suatu pertemuan. LO adalah representasi dan citra tuan rumah penyelenggara maupun sebuah institusi. Oleh karena itu, mereka harus mampu menunjukkan kesan yang baik dan memastikan kebutuhan delegasi yang hadir dapat terpenuhi.
Pertemuan Majelis Senat Akademik PTN BH se-Indonesia yang berlangsung pada Jumat (2/6/2023) dan Sabtu (3/6/2023) melibatkan 20 anggota Korps Protokoler Mahasiswa Universitas Padjadjaran sebagai LO. Mereka membantu penyelenggaraan pertemuan tersebut dan mendampingi delegasi sejak tiba di Bandung pada Kamis (1/6/2023) hingga berakhirnya pertemuan. Pada hari Jumat, delegasi mengikuti berbagai kegiatan, termasuk berkeliling kota Bandung dengan bus wisata “Bandros” dan menghadiri gala dinner serta pagelaran kesenian. Kegiatan berlanjut pada hari Sabtu dengan menghadiri agenda peningkatan kualitas tridarma PTN BH dan pameran hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di kampus Unpad Jatinangor.
Anggota KPM Unpad sebagai liaison officer (LO) mempersiapkan kedatangan delegasi dengan menghubungi PIC universitas terkait, memastikan jumlah dan kehadiran delegasi, serta memenuhi kebutuhan mereka. Pada saat penjemputan, LO menanyakan posisi delegasi, mengonfirmasi dengan supir, menjemput delegasi di bandara/stasiun. Selanjutnya, LO memperkenalkan diri, menanyakan kebutuhan mereka terkait agenda “Bandros”, mengantar delegasi ke kampus Dipati Ukur, menemani saat berbelanja oleh-oleh, mengantarkan delegasi ke meja masing-masing, mempersilakan makan malam, memenuhi kebutuhan selama acara, serta membagikan dan mengambil angklung saat pagelaran kesenian.
Keesokan harinya, sidang MSA PTN-BH dilaksanakan dan LO dari KPM Unpad bertanggung jawab atas kesiapan delegasi. Mereka mengonfirmasi dengan supir, menjemput delegasi dari hotel, mengantar mereka ke Unpad Jatinangor, membantu presensi di meja FO, mendukung keperluan delegasi, memberikan waktu istirahat, mengantar delegasi ke Bale Sawala, memenuhi kebutuhan lainnya (seperti transportasi jika ingin pulang terlebih dahulu), mengarahkan delegasi untuk makan bersama, menawarkan tur kampus dengan menggunakan “odong”, memastikan semua kembali ke Bale Sawala untuk acara penutupan, mengantar ke pusat oleh-oleh, dan mengantar delegasi kembali ke hotel.
Saskia Dwi Indriani selaku Project Officer mengatakan bahwa belajar banyak hal baru dan mendapatkan pengalaman berharga. “Ilmu yang kami pelajari dari KPM sangat bermanfaat dan relevan untuk diterapkan dalam penugasan ini. Kami berinteraksi langsung dengan delegasi yang hadir, dan belajar banyak terutama dalam hal komunikasi dan koordinasi,” ujar Saskia.
Penugasan pertemuan MSA ini meninggalkan kesan mendalam bagi para LO. “Saya bersyukur dapat mengenal dengan baik para Profesor yang saya dampingi. Pada awalnya, sebagai mahasiswa, saya merasa grogi karena dipercaya untuk mendampingi pimpinan dari universitas lain. Namun, hal tersebut sirna setelah merasakan delegasi yang hadir bukan sekadar menjalankan tugas, melainkan memberikan kesan dan pengajaran bagi saya secara tidak langsung. Saya banyak belajar dari mereka tentang profesionalitas, ketulusan, dan keikhlasan. Pengalaman ini tidak akan pernah saya lupakan,” kata Aisyah Islamiati, salah satu liaison officer.
Secara keseluruhan, peran LO dalam pertemuan adalah kunci untuk menciptakan kesan positif dan memastikan kelancaran acara. LO bertugas menjadi penghubung antara delegasi dan panitia untuk saling berkomunikasi dan berkoordinasi.
Penulis: Zefanya Agustinus M.
Sumber:
Direktorat Humas dan Protokol Unikom. (2022, April 19). Peran Penting Menjadi Seorang Liaison Officer (LO): Tugas Yang Penuh Tanggung Jawab. Universitas Komputer Indonesia. https://www.unikom.ac.id/berita/peran-penting-menjadi-seorang-liaison-officer-lo-tugas-yang-penuh-tanggung-jawab
Kanal Media Unpad. (2023, June 2). Unpad Jadi Tuan Rumah Pertemuan Majelis Senat Akademik PTN BH. Universitas Padjadjaran. https://www.unpad.ac.id/2023/06/unpad-jadi-tuan-rumah-pertemuan-majelis-senat-akademik-ptn-bh/
PPSDM Aparatur. (2022, August 26). Liasion Officer dan Tugas-Tugasnya. Kementerian ESDM Republik Indonesia. https://ppsdmaparatur.esdm.go.id/artikel/liasion-officer-dan-tugas-tugasnya