Sebagai bagian dari tradisi akademik, sebuah upacara akademik harus dirancang sebaik mungkin agar dapat mencerminkan budaya akademik dan suasana ilmiah. Maka dari itu, segala sesuatu yang berkaitan dengan tata upacara akademik harus mengandung simbol akademik yang merupakan pengejawantahan dari budaya akademik dan saintifik. Upacara wisuda, dies natalis atau hari jadi, promosi doktor, pengukuhan Guru Besar/Profesor, pemberian gelar Doktor Kehormatan, penerimaan mahasiswa baru, dan serah terima Rektor/Wakil Rektor/Dekan, Dies Natalis (Milad), seminar nasional/internasional, kunjungan Mendikbud/Menristek Dikti, dan sebagainya, adalah beberapa contoh upacara akademik yang membutuhkan manajemen upacara yang baik. Untuk itulah diperlukan  tata upacara akademik yang baku (standar) meskipun dalam pelaksanaannya, variasi acara di tiap perguruan tinggi masih terbuka sesuai dengan otonomi kampus Terdapat beberapa ketentuan dan pelaksanaan upacara akademik ini, diantaranya menyun acara sesuai dengan bentuk dan jenis upacara: upacara wisuda, dies natalis, pengukuhan guru besar, MoU, dan sebagainya, mengingat waktu yang tersedia. Bagilah waktu dengan jumlah mata acara yang disusun, sesuaikan dengan kebutuhan. Tiap mata acara dialokasikan waktunya secara cermat dan ketat (sekian menit per acara), konsultasikan susunan acara yang telah Anda buat kepada pimpinan PT/ketua panitia (akan lebih baikdalam forum rapat agar mendapatkan evaluasi/kritik/masukan/saran dari audien) sehingga tidak ada agenda acara yang terlupakan/terlewatkan, hubungi dan periksalah (checking) personal-personal yang bertugas dalam setiap mata acara, sudah hadirkah? (Qari’/Qari’ah, ketua panitia (laporan/prakata panitia), pimpinan PT/pejabat (sambutan), keynote speaker, pemakalah/narasumber, instruktur, pembahas utama, pemandu/moderator, penambat/sekretaris sidang, petugas Information Technology/IT), dan lain-lain), adakan percobaan/eksperimen sebagai persiapan terakhir (general repetition/gladi bersih) untuk pemantapan dan kesempurnaan acara (terutama acara resmi dan kesenian yang sangat membutuhkan persiapan matang), Periksalah segala peralatan/perlengkapan yang berkaitan dengan kesuksesan sebuah upacara seremonial dengan mengontrol (memeriksa) secara teliti dan cermat satu persatu demi kelancaran dan kekhidmatan acara. Penampilan seorang protokol pada dasarnya cermin dari institusi/organisasi yang diwakilinya. Dia merupakan “wajah” yang dilihat orang lain. Protokol selalu berhubungan dengan pihak ketiga. Di sinilah protokol harus mempunyai kepribadian terbaik karena merupakan ujung tombak atau serambi terdepan. Keberhasilan tugas protokol sangat ditentukan oleh perencanaan yang matang, koordinasi dan komunikasi yang baik dengan berbagai pihak terkait, dan pelaksanaan yang mantap utamanya pada penyusunan acara mulai dari tahap awal/persiapan, pelaksanaan hingga akhir kegiatan.​Dalam konteks itulah maka seorang protocol upacara akademik wajib memiliki kemampuan berbahasa baku dan santun.

Refference :http://storage.kopertis6.or.id/tatausaha/materi/protokol2019/materi2/MATERI%20BIMTEK%20TATA%20UP%20AKADEMIK-2019/UPACARA%20AKADEMIK-PENGANTAR-2019.doc