Protokol merupakan suatu kebutuhan yang tak terelakkan di dunia modern. Banyak kegagalan acara atau kegiatan disebabkan karena buruknya protokoler suatu acara atau kegiatan. Itulah sebabnya banyak lembaga pemerintah maupun swasta menyusun protokoler secara rapi dengan menempatkan seseorang atau beberapa orang (staf) yang diberi tugas khusus untuk mengerjakan kegiatan-kegiatan keprotokolan. Kegiatan protokoler biasanya dipimpin oleh seorang protokol dibantu dengan beberapa orang staf (tenaga) yang diberi tugas khusus untuk mengatur mekanisme jalannya suatu acara/upacara/kegiatan (resmi atau tidak resmi). Protokoler berfungsi menjadikan suatu upacara/kegiatan berjalan efektif dan efisien yang dipimpin oleh seorang protokol. Sedangkan tujuan protokoler menjadikan suatu lembaga atau organisasi tertib, teratur, dan profesional dalam menjalankan suatu kegiatan (upacara). Kegiatan protokoler kementerian negara umumnya dipimpin oleh Kepala Biro Humas/ Protokol Departemen yang bersangkutan. Jika kegiatan protokoler suatu lembaga atau organisasi, biasanya di bawah naungan Kabbag Umum sedangkan kegiatan protokoler dalam suatu acara/upacara biasanya berada dalam seksi acara/persidangan suatu kepanitiaan baik pada acara resmi, acara biasa, maupun pada acara seremonial lainnya.

Tidak hanya mengatur sebuah kegiatan namun protokoler bertanggung jawab terhadap citra instansi yang menaunginya.  Citra baik atau buruk suatu instansi sangat bergantung dari lancar atau tidaknya pelaksanaan pengurusan aspek protokol. Apalagi di instansi pemerintahan setingkat provinsi banyak dilaksanakan acara seremonial, baik dalam bentuk seminar, pelatihan dan diklat, temu bisnis, dan sebagainya. Suksesnya peran protokoler bergantung dari penguasaan pejabat yang menjalankan aktivitas protokoler, dalam hal ini dilaksanakan oleh subbagian umum dan kepegawaian terhadap aturan perundang-undangan di bidang protokoler dan kemampuan melakukan perencanaan, serta kemampuan mensukseskan setiap kegiatan dalam rangka kerjasama dengan pihak-pihak terkait.

Dalam instansi kementerian, protokoler ditempatkan dalam biro humas. Jika humas berperan menumbuhkan hubungan baik dengan publik, memperoleh opini publik yang menguntungkan, berhubungan dengan media sebagai alat komunikasi publik, maka protokoler bertugas untuk mengorganisir pertemuan dan kunjungan dengan masyarakat yang melibatkan pejabat pemerintah dengan menggunakan tertib protokol. Untuk memperoleh citra yang positif seorang protokol harus mampu menjadi pribadi yang efektif, tampil profesional, mampu menjadi seorang manajer yang mengatur jalannya kegiatan dengan baik, mampu menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait, menguasai ketentuan-ketentuan dalam menjalankan aktivitas protokoler sesuai dengan Undang-Undang No. 9 Tahun 2010 dan Peraturan Pemerintah No. 62 Tahun 1990, serta juga harus mampu bertindak sebagai mediator dan koordinator dengan semua pihak yang terkait.

Oleh: Tim Biro Litbang KPM Unpad 2019