Perkembangan globalisasi menjadi salah satu aspek yang memacu peningkatan kinerja pemerintahan di setiap negara guna meningkatkan daya saing serta memaksimalkan potensi sumber daya yang dimiliki negaranya masing-masing. Sebagai negara berkembang, Indonesia pun turut mengembangkan kinerja pemerintahannya termasuk di bidang diplomasi politik. Bidang tersebut penting untuk menjadi fokus khusus karena berkaitan dengan kerja sama antara Indonesia dengan negara lain untuk mendukung pembangunan negara satu dengan yang lain. Dalam mendukung optimalisasi pembangunan negara di bidang ini, pemerintah Indonesia   yang terbagi menjadi dua, yaitu pemerintah pusat serta pemerintah daerah telah memiliki pembagian tugas setiap pimpinan terutama dalam penyelenggaraan acara kenegaraan atau kegiatan seremonial tertentu.

Pada pelaksanaannya, acara kenegaraan diselenggarakan oleh panitia negara secara terpusat yang dihadiri oleh presiden dan wakil presiden serta pejabat negara dan undangan lain bisa dilaksanakan di pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Selain itu, terdapat pula acara resmi, kunjungan, dan kegiatan lainnya yang bersifat normal maupun informal yang dihadiri oleh pejabat negara dan pemerintah. Dalam acara kenegaraan dan acara resmi atau kunjungan, baik pejabat penyelenggara acara maupun pejabat yang hadir dalam acara tersebut, membutuhkan peran seorang protokoler khusus atau biasa disebut ajudan untuk menunjang kegiatan pelayanan dari pejabat yang bersangkutan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, ajudan adalah perwaira yang diperbantukan kepada raja, presiden, atau perwiara tinggi, biasanya diberi tugas mengurus segala keperluan yang berhubungan dengan pekerjaannya. Dari pengertian tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa ajudan bertugas untuk membantu pejabat negara atau pihak terkait dalam mengatur kegiatan dan segala kepentingan yang berkaitan dengan jabatannya termasuk dalam penjadwalan kunjungan acara resmi, acara kenegaraan, penerimaan tamu daerah, dan berbagai tugas pendampingan lainnya. Secara rinci, seorang ajudan memiliki kewajiban untuk:

• mengatur penjadwalan pimpinan;
• memastikan segala kebutuhan pimpinan dalam suatu acara atau kegiatan;
• mengatur koordinasi dengan instansi yang bersangkutan dalam sebuah acara (rundown, pengamanan, transportasi, dan lain sebagainya);
• melakukan pendampingan dalam setiap acara yang dihadiri pimpinan.

Berdasarkan uraian tugas ajudan tersebut, secara umum peran ajudan dibutuhkan untuk memastikan terciptanya situasi yang aman dan menyenangkan. Hal ini sangat penting terutama jika pimpinan berperan sebagai tuan rumah penyelenggara acara,  ajudan harus memastikan segala koordinasi berjalan lancar dan tidak ada keluhan dari pihak tamu yang diundang karena hal tersebut akan memengaruhi kewibawaan pimpinan. Sehingga dibutuhkan kemampuan khusus yang harus dimiliki ajudan agar dapat menjalan tugasnya dengan profesional, diantaranya mampu bersikap positif dengan menjunjung tata karama yang baik, gesit dan cekatan, taktis, ramah, dan teliti. Selain itu, seorang ajudan juga perlu memiliki pengetahuan seputar norma keprotokolan serta segala hal yang berkaitan dengan tugas pimpinannya. Dalam hal ini, ajudan pun harus mengetahui termasuk karakteristik daerah yang dipimpin, terutama jika menjadi ajudan gubernur atau bupati/walikota. Salah satu contohnya adalah ajudan Gubernur Jawa Barat tentu harus menguasai seluk beluk dan karakteristik Provinsi Jawa Barat. Tidak hanya pengetahuan seputar daerah asal, seorang ajudan juga perlu mengobservasi daerah yang akan menjadi tujuan kunjungan gubenur, terutama faktor kemudahan dan kesulitan ke tempat tujuan dari segi letak geografis serta sarana dan prasarana yang tersedia. Selain itu, seorang ajudan juga perlu mengetahui kondisi daerah yang akan dikunjungi dan menyesuaikannya dengan konsep acara yang akan diselenggarakan dengan adat istiadat yang berlaku di daerah tersebut sehingga acara dapat berjalan dengan lancar. Maka dari itu, kualifikasi ajudan menjadi hal yang sangat penting untuk dbina dalam meningkatkan efektivitas kinerja.

Oleh: Tim Biro Litbang KPM Unpad 2019