Susiyanti Rusyan (KPM 2010)

Pendahuluan

Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan… 1

1 Pasal 1 Undang-Undang No. 8 Tahun 1987 tentang Protokol 2 Keppres No. 12 Tahun 1971 tentang Protokol Negara

Pemahaman akan makna protokol dapat berbeda-beda di kalangan masyarakat, namun pengertian protokol perlu mengacu pada makna dan pengertian awalnya. Secara singkat, istilah protokol berkaitan erat dengan tata krama bagaimana suatu pekerjaan atau tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar, sesuai dengan aturan yang berlaku. Kemudian dari penjelasan secara singkat tersebut dapat disimpulkan bahwa istilah protokol mencakup pekerjaan-pekerjaan di berbagai aspek kehidupan, baik pada lingkup individu, swasta, parlemen, orgnisasi kemasyarakatan, maupun pada tingkat kenegaraan. Istilah protokol pada tingkat kenegaraan lebih kepada kaitannya dengan tata krama penyelenggaraan acara yang bersifat kenegaraan.

Perlu diketahui bahwa setiap negara memiliki aturan atau sistem protokol yang berbeda. Dalam hal tersebut negara menunjuk seorang pejabat negara yang ditetapkan sebagai Kepala Protokol Negara atau Chief of State Protocol. Di Indonesia sendiri, Pejabat yang bertindak sebagai Koordinator atau Kepala Protokol Negara (KPN) adalah Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler Kementrian Luar Negeri.2 Secara organisasi, KPN bertanggungjawab langsung kepada Presiden, dan berfungsi secara substansi bertindak sebagai muara berbagai hal yang berkaitan dengan protokol negara, yakni diantaranya adalah mengkordinasikan Direktorat Protokol Kemlu dengan Biro Protokol dari rumah tangga Kepresidenan dan bertanggungjawab langsung kepada Presiden.

Pengaturan protokol suatu negara biasanya memiliki ciri khas [kekhususan] tersendiri, namun tidak lepas dari kaidah-kaidah yang bersifat internasional mengingat pengaturan acara kenegaraan juga seringkali melibatkan negara lain dalam implementasinya. Hal tersebut seringkali dikaitkan dengan keramahan tuan rumah penyelenggara suatu acara. Pengaturan keprotokolan dilakukan semata-mata untuk menjaga kewibawaan dan dignity seorang pemimpin, baik organisasi maupun negara. Oleh sebab itu, baik buruknya penyelenggaraan keprotokolan akan berimplikasi terhadap citra seorang pemimpin, citra institusi/organisasi dan citra suatu bangsa. Pengertian Protokol Dari berbagai literatur, disebutkan bahwa istilah “Protokol” pada awalnya dibawa ke Indonesia oleh bangsa Belanda dan Inggris pada saat menduduki wilayah Hindia-Belanda. Kata aslinya berasal dari bahasa Perancis “Protocole” yang juga diambil dari bahasa Latin “Protokollum” dimana kedua kata tersebut berakar dari kata-kata “Protos” dan “Kolla”. “Protos” berarti “yang pertama” dan “Kolla” berarti “Lem” atau “Perekat”. Mula-mula istilah tersebut digunakan untuk menyebut lembaran pertama dari suatu gulungan papyrus atau kertas tebal yang ditempelkan atau dilekatkan. Seiring dengan perkembangan zaman, istilah protokol sering digunakan untuk menyebut semua catatan atau dokumen negara yang bersifat nasional dan internasional yang memuat persetujuan – persetujuan antara negara-negara kota (city states) dan kemudian antara bangsa-bangsa. Dengan demikian perkataan “Protokollum” yang mulanya digunakan sebagai istilah untuk menyebut gulungan-gulungan dokumen baru, kemudian digunakan untuk menyebut isi dari persetujuan-persetujuan tersebut. Pada situasi yang berbeda, istilah “Protokollum” tidak digunakan untuk menyebut persetujuan-persetujuan pokok, melainkan untuk menyebut dokumen pelengkap atas persetujuan tersebut. Istilah protokol juga digunakan bagi suatu “proses verbal” yaitu notulen atau catatan resmi (official minutes) yang mencatat jalannya perundingan dan kemudian ditandatangani semua peserta. Tiap persetujuan (agreement) yang akan menjadi perjanjian (treaty) juga disebut dengan istilah protokol, seperti Protokol Jenewa, Protokol Paris, dan Protokol Kyoto. Pengertian protokol seperti ini sampai sekarang masih berlaku.

Dari berbagai pengertian yang sudah diuraikan di atas, bisa disimpulkan bahwa inti pengertian protokol adalah pengaturan yang berisi norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan mengenai tata kerja agar suatu tujuan yang telah disepakati dapat tercapai dengan baik. Dengan kata lain, protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur serta dengan memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional. Dengan meningkatnya hubungan antar bangsa, lambat laun orang mulai mencari suatu tatanan yang dapat mendekatkan satu bangsa dengan bangsa lainnya dan dapat diterima secara merata oleh semua pihak. Esensi di dalam tatanan tersebut antara lain mencakup:

a. Tata cara, yakni mengatur tentang bagaimana menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu.

b. Tata krama, yakni mengatur tentang bagaimana menentukan pilihan kata, ucapan, dan perbuatan yang sesuai dengan tinggi-rendahnya jabatan seseorang.

c. Rumus-rumus dan aturan tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan secara universal ataupun di dalam suatu bangsa itu sendiri.

Dalam konteks kenegaraan, maka protokol dapat diartikan sebagai norma-norma yang mengatur terciptanya suatu hubungan baik antar lembaga, instansi, organisasi di dalam negara dan bangsa itu sendiri maupun dalam berhubungan dengan bangsa dan negara lain. Definisi protokol menurut Encylopedia Britanica 1962 yang berisi tentang perhatian terhadap aspek kenegaraan atau pemerintahan, yaitu:

“Protocol is a body of ceremonial rules to be observed in all written or personal official intercourse between the Heads of different States or their Ministers. It lays down the styles and titles states, their Heads and Public Ministers and indicates the forms and customary courtessies to be observed in all international acts”

3 (Protokol adalah serangkaian aturan-aturan tata pelaksanaan upacara dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekkan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap Negara, jabatan Kepala Negara atau jabatan Menteri yang biasanya ditemui dalam seluruh kegiatan antar bangsa)

Pendapat lain yang juga memberikan perhatian bahwa pengertian protokol berkaitan erat dengan aspek negara dan pemerintahan yang tercantum dalam buku “Protocol: The Complete Handbook of Diplomatic and Social Usage” bahwa:

3 Encyclopedia Britanica 1962 4 Pauline Innis, Mary Jane Mc Caffree, Ricard M. Sand, Protocol The Complete Handboook of Diplomatic and Social Usage. 2002. Durban House PublishingCt. Inc Texas, p.1

“Protocol is the set of rules prescribing good manners in official life and in ceremonies involving goverment and nations and their representatives.” 4

(Protokol adalah seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata kehidupan resmi dan dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan negara serta wakil-wakilnya)

Aspek kenegaraan ini juga menjiwai pengertian protokol sebagaimana yang terkandung dalam Undang-Undang No. 8 Tahun 1987 tentang Protokol. Dalam undang-undang tersebut pengertiannya adalah :

“Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi, yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.” 5 Setelah membaca berbagai pengertian mengenai protokol, tampak bahwa materi yang terkandung dalam pengaturan protokol adalah pengaturan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan. Ketiga aspek tersebut merupakan aspek utama dalam ketentuan dan peraturan protokol. Berikut ini merupakan uraian pemahaman atas ketiganya:

5 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol Pasal 1 6 Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang keprotokolan

a. Tata Tempat, pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

b. Tata Upacara, aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

c. Tata Penghormatan, aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh masyarakat terterntu dalam suatu acara kenegaraan atau acara resmi.

Undang-Undang No. 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan mengatakan bahwa :

“Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat.”6 Sehingga apabila ditarik sebuah garis tegas diantara penjelasan yang sudah diuraikan, Tujuan protokol yaitu sebagai berikut:

a. Memberikan penghormatan kepada pejabat Negara, Pejabat Pemrintahan, Perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;

b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional;

c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

Definisi/Pengertian berbagai terminologi dalam Keprotokolan

a. Keprotokolan

Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut dan/atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, permerintahan dan bermasyarakat. (Kesepakatan peserta Rakernas Protokol Nasional tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta dan Pasal 1 ayat (35) Perda Nomor 9 tahun 2004 tentang Keprotokolan di Provinsi Jakarta)

b. Penghormatan Protokol

Pemberian penghormatan dan perlakukan sesuai kedudukannya adalah sikap protokol yang harus diberikan kepada seseorang agar dapat melaksanakan tugas/jabatan secara lebih berhasilguna dan berdayaguna, namun tidak boleh menimbulkan sikap mewah dan berlebihan yang memberatkan beban Pemerintah (Penjelasan Pasal 3 UU Nomor 8 1987)

c. Protokoler

Suatu julukan yang bersifat filosofis terhadap seseorang atau institusi yang melaksanakan ketentuan keprotokolan sebagaimana mestinya. (H. Zaenal Arifien Habdullah)

d. Kedudukan Protokoler

Kedudukan yang diberikan kepada seseorang untuk mendapatkan penghormatan, perlakuan, dan tata tempat dalam acara/pertemuan resmi (Pasal 1 ayat (6) PP Nomor 24 Tahun 2004)

e. Hak Protokoler

hak anggota MPR, DPR, DPD dan DPRD untuk memperoleh penghormatan berkenaan dengan jabatannya dalam acara kenegaraan atau acara resmi maupun dalam melaksanakan tugasnya (Penjelasan Pasal 1 ayat (1.f), Pasal 28.g, Pasal 49.e, Pasal 64.g, dan Pasal 80.g UU Nomor 22 Tahun 2003) Landasan dan Sumber Hukum Protokol Sumber-sumber protokol adalah norma-norma dalam negeri dan internasional yang menjadi rujukan dalam menentukan pengaturan protokol. Adapun hal-hal yang mendasari pengaturan protokol pada tingkat nasional maupun dalam hubungan antar bangsa antara lain :

a. Persetujuan/Konvensi Internasional yang mengatur tentang keprotokolan dalam kaitan hubungan antarbangsa

• Konvensi Wina 1815 (mengatur Dinas Diplomatik)
• Konvensi Aix-la Chapelle 1818 (mengatur Dinas Diplomatik)
• Konvensi Wina Tahun 1961 tentang Hubungan Diplomatik
• Konvensi Wina Tahun 1963 tentang Hubungan Konsuler

b. Berbagai ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur keprotokolan di Indonesia

• UU No. 9/2010 tentang Keprotokolan
• PP No. 62/1990 tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan
• UU No. 37/1999 tentang Hubungan Luar Negeri
• KEPPRES No. 32/1971 tentang Protokol Negara

c. Dasar Non-Juridis

• Tradisi, adat istiadat dan kebiasaan setempat
• Nilai Sosial dan Budaya
• Azas timbal balik (Reciprocity)
• Praktek Pergaulan Internasional (International Practices)
• Kaidah Agama
• Logika Umum (Common Sense)

Referensi

Pedoman Protokol Negara dengan Tahun terbit 2005

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 Materi Seminar Protocol Fair 2012 “Knowledge and Expertise of Protocol Management Skill to hold the World”, “PROTOKOL NEGARA-Keprotokolan Negara dan Credentials”, Direktorat Protokol Kemlu RI. 2012