Elvira J. Saraswati (KPM2011)

Pengantar

Protokol

Kata Protokol, merupakan gabungan dari kata prokos dan kolla yang artinya, protos adalah yang pertama dan kolla adalah perekat. Dalam perjalanan sejarahnya, pengertian protokol menjadi beberapa defini. Pertama, Perekat atau lembar pertama yang dilekatkan pada suatu dokumen. Dipertengah perkembanganya, definisi pertama mengalami perkembangan menjadi, Catatan resmi yang memuat kesimpulan internasional, yang dibuat pada akhir sidang dan ditandatangai seluruh peserta. Kemudian menjadi, Dokumen yang berisikan hak dan kewajiban, kelonggaran dan kekebalan yang dimiliki seorang diplomat.

Protokol mulanya dapat diartikan sebagai tata cara pergaulan antar pemerintah atau negara yang diatur menurut kebiasaan, tradisi yang disepakati dan diorganisir secara teratur. Dengan demikian, pengertian protokol secara luas adalah kumpulan peraturan yang dianut oleh semua golongan dalam suatu tata acara atau upacara, baik tertulis maupun tidak tertulis. Dalam bahasa lain protokol adalah norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut dan diyakini dalam kehidupan bermasyarakat, pemerintahan, berbangsa dan bernegara (Kesepakatan Rakertas Protokol Nasional, 2004). http://www.uin-malang.ac.id/index.php.

Berdasarkan data diatas, dapat diartikan bahwa Protokol adalah pengaturan tata cara kegiatan. Sejarah mencatat, di Indonesia kegiatan protokol telah hadir dari zaman kerjaan sebagai tata cara pengaturan kegiatan dalam menyambut tamu. Kegiatan ini kemudian diterapkan dalam berbagai kegiatan, sebagai bentuk upaya pembentukan dan pengukuhan hubungan baik. Dalam perkembangannya kegiatan protokol masuk dalam pemerintahan kemudian berkembang masuk dalam kegiatan coorporate dan sampai saat ini kegiatan protokol telah menjadi kegiatan usaha bisnis, atau yang lebih dikenal sebagai event organizer. Saat ini protokol sendiri telah menjadi sebuah profesi dalam kegiatan organisasi seperti di instansi pemerintah dan di coorporate. Perkembangan yang pesat ini tidak lepas dari awal mula kegiatan protokol yang sampai ini dilakukan dan dikembangkan terus-menerus dalam pemerintahan.

Kegiatan protokol memiliki dampak yang besar terhadap pandangan dan perilaku timbal balik rekan kerja kita. Prinsipnya apabila kita melakukan orang lain dengan baik maka, orang lain akan melakukan hal yang baik pula terhadap diri kita. Sehingga protokol sejatinya memiliki niat untuk melakukan kebaikkan dalam mejalin hubungan yang ditunjukkan melalui tata cara dan tutur perilaku yang diatur didalamnya. Dikarenakan nilai-nilai baik yang terkandung dalam protokol, kegiatan protokol menjadi landasan bagi divisi humas di beberapa instansi pemerintah dalam melakukan kegiatan komunikasi yang erat kaitannya dengan relasi (hubungan kerja). Landasan hukum ini diatur dalam UU oleh pemerintah. Melihat nilai-nilai baik dalam kegiatan protokol, membuat kegiatan protokol ini menjadi penting dalam suatu organisasi. Terutama kaitan dalam kegiatan komunikasi, informasi dan relasi.

Fungsi Manajemen

Ada banyak fungsi manajemen dalam pelaksanaan berbagai kegiatan. Namun fungsi manajemen ini tidak lepas dari kegiatan protokol dalam humas pemerintahan. Dalam teorinya sendiri ada banyak teori fungsi manajemen, ada POAC (planning, Oerganizing,, Actuating, and Controlling) dari Vernon A. Musselman, PO3C (Planning, organization, command, coordination, and control) dari Henry Fayol, PODC (Planning, Organizing, directing and controlling) dari Habernas, dll. Namun yang paling sederhana, merangkum semua fungsi manajemen, dan relevan dengan kasus ini adalah POAC dari Henry Fayol. Karena setelah diamati dari ketiga fungsi manajemen di atas, semuanya membahas planning, organizing, actuating, and evaluating yang dikomunikasikan dengan cara yang lebih detail pada fungsi manajemen lain, serta evaluasi yang dimaknakan dalam kata kontrol. Dengan analisis diatas maka fungsi manajenem yang digunakan dalam makalah ini adalah fungsi manajemen Henry Fayol dengan toeri POAC (pllaning, organizing, actuating and controlling) yang akan menjelaskan proses kegiatan protokol dalam mencapai tujuan kegiatan.

Landasan pelaksanaan kegiatan protokol dalam pemerintah diatur dalam undang-undang berikut, UU No. 8 tahun 1987, UU No. 43 tahun 1999, UU No. 22 tahun 2003, UU No. 32 tahun 2004 dan Peraturan Pemerintah yang terkait http://www.uin-malang.ac.id/index.php. Keempat Undang-undang diatas merupakan landasan, cara kerja protokol. Disini divisi instansi yang dijelaskan adalah humas di departemen agama Bandung. Dalam perkembangan saat ini protokol sendiri menjadi profesi dan jabatan di beberapa Instansi seperti, Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler Departemen Luar Negeri yang berkedudukan sebagai Protokol Negara, Kepala Biro / Bagian Sub Bagian Protokol dalam organisasi Pemerintahan baik di tingkat pusat maupun daerah.

Di Instani pemerintah daerah kita dapat lihat bahwa kegiatan humas yang menjalankan kegiatan protokol terpaut dengan kegiatan event di internal di eksternal dibidang organisasi ataupun social, untuk dibeberapa kantor pusat divisi protocol sudah banyak yang bersifat independent (berdiri sendiri / tidak digabung dengan divisi lain seperti Humas atau Hukum). Misalnya dalam tata negara, penyambutan Kepala dan staff dinas yang berkunjung atau melakukan mutasi kerja. Penyambutan kerja dalam tata negara ini sendiri terdiri dari berbagai macam tingkatan berdasarkan background dan tingkatan jabatan. Kegiatan seperti ini misalnya, Sertijab Jendral di Sumatera selatan dilakukan dengan upacara yang disaksikan oleh pejebat daerah setempat dari berbagai instansi. Saat upacara ini terjadi, tamu undangan yang datang dari berbagai instansi ini harus diberikan layanan yang baik agar terjalin hubungan yang baik antara pejabat baru terkait dengan pejabat daerah setempat. Disinilah Humas bekerja menyiapkan acara, dan seluruh komponen keberlangsungan acara ini. Tentunya penyambutan dan pelayanan yang diberikan kepada setiap tamu undangan dalam acara sertijab ini akan berbeda-beda sesuai dengan porsinya masing-masing undangan. Oleh karena itu dibutuhkan protokol sebagai pengatur jalannya upacara sertijab ini. Perlu diingat yang perlu dicapai adalah kepuasan dari tamu undangan untuk mencapai hubungan yang harmonis, dan citra positif dari semu publik yang datang.

Ada kolerasi yang tinggi antara pembentukan citra instansi dengan kegiatan protokol. Tata cara, pengaturan dan pelayanan yang baik dari organisasi akan membentuk asumsi, pikiran dan cerminan baik terhadap bagaimana instansi tersebut bekerja yang akan menghasilkan citra dan reputasi positive dari public eksternal. Salah satu kegiatan protokol di instansi pemerintah adalah menjalankan fungsi serve yang baik, bagaimana kita organisasi melayani dan memberikan pelayanan terbaik bagi rekan kerja organisasi agar mendapat pandangan positif yang membentuk citra positif. Mengapa protokol di instandi pemerintah harus melayani atau menjadi pelayanan bagi masyarakat? Karena jelas, pada hakikatnya pemerintah bukanlah penguasa di negri ini, pemerintah adalah pelayanan public, kekuasaan sesungguhnya ada ditangan rakyat dan bangsa itu sendiri. Disinilah sisi komunikasi, informasi dan relasi yang menjadi tanggung jawab utama pelaku profesi keprotokolan. Sehingga dapat dikatakan bahwa gagalnya kegiatan protokol berdampak langsung pada kegagalan instansi dalam menjaga hubungan baik dan membentuk citra positif.

Pembahasan

Studi Kasus dan Aplikasi fungsi manajemen dalam kegiatan protokoler

Hasil wawancara dengan kepala humas departemen agama Bandung , bapak Nadzier mengatakan bahwa dari pemerintah pusat dengan agenda rutinnya setiap tahun melakukan diklat profesi humas, salah satu materinya adalah protokoler, sebagai kegiatan humas. Tujuannya agar semua humas pemerintahan di kementrian agama dapat melakukan tata cara dan aturan dalam melakukan upacara, dan penyambutan tamu. Lebih rinci pak Nadzier menjelaskan materi keprotokolan yang diberikan seperti, mengatur urutan kursi, penempatan duduk tamu undangan, dan pejabat di instansi, dan mengatur jalannya acara. Selebihnya seperti penyebaran undangan kepada rekan media, publikasi, dan manajemen dilakukan sebagai dasar kegiatan humas.

Kegiatan-kegiatan tata acara tersebut, dilakukan dengan menjalankan fungsi manajemen dari Henry Fayol dengan baik dan diterapkan secara terus-menerus. Fungsi manajemen ini dilakukan oleh humas departemen agama Bandung dalam setiap eventnya. Tujuannya dilakukan fungsi ini agar terjadi pengembangan profesi dari setiap kegiatan.

Fungsi yang pertama adalah pllaning. Perencanaan, perencanaan yang baik akan menghasilkan strategi yang baik. Ketiga fungsi setelah perencaan bergantung keberhasilannya dalam fungsi pllaning ini. Dalam pelaksaan fungsi perencanaan ada beberpa proses yang harus dilakukan menurut penulis.

Pertama, dilakukan sebuah penelitian terhadap event yang akan dilakukan. Yang harus di teliti adalah dengan menjawab 5w 1H. What, event apa yang akan dilaksanakan, apa tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan ini, apa saja yang diperlukan untuk mendukung acara ini, what akan menjadi dasar dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan selanjutnya.

Who, siapa target dari event ini, siapa saja pengisi acaranya. Lebih rinci, tahap ini mengindentifikasi, siapa undangannya, siapa saja yang hadir dikelompokkan lagi berdasarkan identitas, apakah ia pelajara, karyawan atau pejabat, apakah ia laki-laki atau perempuan, apakah peserta yang hadir memiliki latar belakang budaya yang sama sehingga dapat direncanakan bahasa yang sesuai dengan daerah dan segmentasi umur sehingga kata-kata dalam pesannya dapat tersampaikan kepada target khalayak.

When, waktu pelaksanaan event ini dengan mempertimbangkan timeline proker, kegiatan dalam kantor, kegiatan sekitar kantor, kegiatan khalayak yang akan diundang. Memperhatikan geografis waktu pelaksaan, apakah mendukung jika dilakukan pada waktu yang diinginkan. Misalnya pelaksaan sertijab kepada dinas departemen agama selain sambutan kantor tentunya akan dilakukan upacara lapangan sebagai agenda resmi dan formal. Dengan begitu pertimbangan waktu musim menjadi pertimbangan dalam melakukan kegiatan protokoler dalam fungsi pllaning.

Where, dimana, menjawab tempat pelaksaan yang akan digunakan. Tempat yang sesuai dengan acara, misalnya upacara yang lebih tepat menggunakan outdoor, membutuhkan cuaca dan logistik yang mendukun. Kemudian memikirkan apakah pemilihan tempat ini dapat dijangkau oleh publik organisasi yang bersangkutan dan memikirkan kefektifan dari tempat. Perlu diingat pemilihan tempat juga berpengaruh pada citra perusahaan. Tempat yang eleganty, dan terkesan mahal akan membangun citra elegant, tempat yang resmi seperti aula pertemuan, ruang pleno, ruang sidang akan membangun suasana formal. Tempat yang mahal, dengan quota terbatas akan meciptakan citra exlusive terhadap event yang dilakukan. Oleh karena itu perlukan dilakukan penelitian dan kajian khusus terhadap event yang akan dilakukan.

Why, menjelaskan kepentingan, tujuan dari acara ini, mengkaji mengapa kita harus membuat event ini, setelah terjawab, akan muncul pertanyaan selanjutnya mengapa bentuk event ini yang diambil, plan-plan yang harus disiapkan dari kegiatan sebagai bentuk antisipasi. Selanjutnya ada who, setelah bentuk event, sasaran, target, segmentasi, tempat, waktu, dijawab selanjutnya kita melangkah pada tahap perencaan bagaimana menjalankan event ini. Setelah semuanya terjawab tentunya akan menghasilkan startegi-strategi untuk melakukan perencaan. Strategi-strategi ini dalam keprotokolan akan membentuk berbagai macam perencaan sebagai bentuk antisipasi kegiatan.

Kegiatan 5w 1h ini terjadi dalam keadaan normal organisasi, kegiatan ini juga berlaku dalam keadaaan emergency. Bedanya penggunaan waktu dalam perencaannya digunakan lebih efektif dan lebih singkat, karena sifat emergency yang membutuhkan kesegeraan untuk mengatasi masalah yang ada. Kegiatan emergency ini merupakan kegiatan perencaan sebagai planning kedua yang disiapakan dalam keadaan normal dan sebagai kegiatan acident yang mendadak. Beberapa dinas bahkan sudah memiliki buku pandung menghadapi situasi emergency sebagai acuan bentuk perencaan yang matang dalam suatu organisasi. Biasanya yang menjadi panduang dalam keadaan emergency selain 5w 1h juga menggunakan hasil eveluasi kegiatan yang hampir sama dengan peristiwa yang terjadi.

Selanjutnya Fungsi, Organizing. Kegiatan organizing dilakukan dengan melakukan penilai terhadap SDM yang dapat mengemban tugas dalam perencaan. Misalnya dalam suatu kegiatan terdapat empat divisi, Logistik, LO undangan, Konsumsi, dan Acara. Orang-orang yang dipilih berdasarkan kemampuan dan track off dari kinerja sebelumnya. Misalnya Logistik, didominasi pekerjaannya oleh kaum lelaki, mengingat kerjanya yang lebih membutuhkan tenaga laki-laki. Persiapan logistik, mungkin dapat dilakukan oleh kamu erempuan dalam sektor persiapan, list barang sebelum penggunaan dan sesudah pengguanaan. LO undangan sebaiknya dipilih kepada SDM yang sudah banyak mengenal lost undangan sehingga ia dapat mudah berinteraksi dengan undangan yang di handle nya. Jika ingin melakukan kadersisasi atau pergantian posisi dalam suatu event, SDM tersebut dapat dibriving dulu hal-hal yang harus dilakukannya, misalnya dengan memberikan catatan, nama-nama tamu undangan, agar dapat lebih dihapal oleh SDM tersebut, atau mengenalkan pegawai bersangkutan dengan rekan kerja tersebut sehingga, terjalin komunikasi dan hubungan yang baik serta terjadi kaderisasi organisasi.

Komsumsi, sebaiknya dipilih orang-orang yang mempunyai pengetahuan terhadap makanan, dan relasi kepada katering, rumah makan atau restoran. Pemilihan SDM dan menu makan untuk suatu acara dikembalikan pada dasar perenacaan, siapa saja yang akan diajak untuk makan bersama, siapa saja yang mendapat prioritas makan, dan siapa saja yang berhak mencicipi atau menilai cita rasa makanan yang akan disajikan. Pertimbangan dalam memilih makanan adalah, konsep event, jumlah peserta dan dana yang tersedia, tempat, waktu, latar belakang tamu undangan, peserta, pegawai, atau khalayak luar. Latar belakang tamu, misalnya dalam acara rapat dewan kadiv, kabag dan kasubag di departemen agama tentunya akan diberikan makanan yang sesuai lidah. Misalnya dalam acara pelatihan protokoler se-Indonesia tentunya menunya akan bernuasa makanan Indonesia yang dapat dikomsumsi dari ras dan budaya mana saja.

Pemilihan pengorganisasian SDM dalam setiap kegiatan perlu diperhatikan dan dipilih secara tepat, namun sekali lagi fungsi pengoranisasian ini penting dalam melakukan proses kaderisasi oleh karena itu diperlukan ketepatan, dan perhitungan, serta brifieng yang baik sehingga pengorganisasian dengan tujuan kaderisasi dapat menghasilakan manfaat dan dampak yang positif baik keluar maupun kedalam organisasi.

Selain staffing, fungsi organisasi juga melakukan dua hal, yaitu penyusunan struktur dan koordinasi. Setelah terpilih divisi yang akan digunakan dalam suatu kegiatan, selanjutnya dibuat struktur, di dalam struktur inilah kemampuan SDM diatas disusun. Srtutur ditentukan dari kepentingan dan konsep dari acara itu sendiri. Setelah terbuat struktur dan terpilih SDMnya, dibentuk sebuah jalur koordinasi. Koordinasinya, dibentuk dari hasil sturktur yang sudah ada apakah berbentuk komando, yang artinya ada sebuah kesedian untuk mengikuti secara penuh perintah yang diberikan, atau koordinasi yang keputusannya dilakukan dengan melakukan saran-saran dan keputusan sendiri yang masih dan harus sesuai dengan konsep kegiatan. Dalam pelaksaan sebuah event kebanyakan dari kebijakan yang diambil merupakan hasil pemikiran divisi yang disetujui oleh komponen struktur.

Fungsi ketiga, Actuating. Fungsi actuating adalag fungsi pelaksaan. Perencaan yang sudah dipersiapkan mulai dilakukan. Misalnya dalam acara serah terima jabatan kepala dinas, setelah perencaan, sasaran target peserta kegiatan, mulai dibagikan undangannya, setelah undangan dibagika, ada dua metode yang dilakukan yang pertama, menuggu konfirmasi kedatangan atau humasnya melakukan konfirmasi kedatangan secara langsung kepada undangan. Dua cara ini memiliki kefetifan berdasarkan konsep acara. Misalnya dalam perencaan ditargetkan ada 50 peserta yang hadir dengan jumlah undangan yang disebar sebanyak 70 Undangan, apabila konfirmasi peserta mencapai 50 ke atas tentunya tidak perlu dilakukan konfirmasi dari pihak acara. Kecuali target tersebut dalam jangka waktu yang telah ditetapkan tidak terpenuhi maka, panitia sebaiknya melakukan komunikasi langsung kepada tamu undangan agar bisa memastikan keadaaan.

Konsep konfirmasi ini tidak hanya berlaku pada acara yang bersifat undangan, bisa juga dengan penjualan tiket dalam event tertentu. Hanya saja event, di tingkat pemerintahan, kegiatan protokolernya didominasi dengan kegiatan upacara, peneriaan tamu, rapat-rapat dan ghatering ditingkat interal maupun eksternal. Karena acara di dalam instansi pemerintah sifatnya komando maka, dalam hal undangan lebih mudah dilakukan karena ada perintah dari atasan yang biasanya memberikan kewajiban untuk hadir dalam kegiatan-kegiatan yang ada.

Kemudian hal, pelaksanaan tepat hari yang telah ditentukan, dari logistik, tentunya sudah harus memasukkan semua benda yang dibutuhkan, kemudian saat acara akan berlangsung dilakukan Gladi risk, untuk mengetes dan mencoba alat-alat yang sudah disiapkan agar dapat digunakan. Gladi risk yang merupakan perencanaan yang dilakukan dalam actuating sebagai tindakan preventif untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi, sehingga apabila ada yang berubah dari rencana awal, rencana antisipasi dapat langsung diterapkan. Setelah di brifieng dalam pelaksanaannya panitia acara memastikan aktivitas pengisi acara agar dapat membantu pengisi acara akan hal- hal yang di butuhkan.

Selain itu divisi acara saat pada hari pelaksanaan sudah siap dengan semua kegiatannya, mulai dari memastikan keberadaan pengisi acar yang sebelumnya sudah dihubungin dan dibuat MOU pelaksanaan acara. Setelah pengisi acara datang selanjutnya dilakukan brifieng tentang situasi dan kondisi, serta arahan, fokus yang hal-hal yang hasru dilakukan dan disampaikan untuk menjaga acara dapat tetap berada di jalurnya, sehingga acara dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan waktu yang ditentukan, artinya dalam pelaksanaan dibutuhkan seorang timekepeer untuk mengawasi jalannya acara agar berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Hal-hal seperti ini harus dilakukan, misalnya dalam event yang bersifat kompetisi tentunya dibutuhkan pengitungan waktu yang jelas saat kompetisi berlangsung untuk menentukan pemenang kompetisi. Bentuk kegiatan yang bersifat, Diklat, seperti seminar dan workshop dibutuhkan waktu jelas dengan tujuan agar semua yang ingin disampaikan dapat tersampaikan sesuai waktu yang telah direncanakan, dengan begitu pengisi acara akan menjadi lebih fokus dalam menyampaikan materi.

Setelah tiga fungsi dijalankan, untuk membuat suatu kegiatan protokol sukses, dibutuhkan pengawasan dan pengevaluasian dalam setiap kegiatan, tujuannya untuk menjadikan setiap kegiatan menjadi suatu pembelajaran untuk kedepannya sebagai tindakan preventif hal-hal yang buruk yang mungkin terjadi di depan.

Hal-hal yang dilakukan dari tindakan controlling ini adalah menjalankan fungsi watch dog dari penggunaan Biaya yang keluar dan yang masuk agar menghasilkan kegiatan yang low budget high impact , terutama bagi cooporate kegiatan-kegiatan protokol harus dilakukan dengan prinsip tersebut agar tidak merugikan perusahaan. Selain pembiayaan yang bisa dilihat keadaan fisiknya dari laporan sebelum dan sesudah pelaksanaan, kontrolling juga mengontrol kualitas dan kuantitas dari SDM dan kegiatan yang dilakukan, apakah sudah memenuhi standar organisasi, apakah baik bagi organisasi, dan apakah baik bagi publik organisasi.

SDMnya sendiri tentunya perlu dikontrol, apakah tenaga yang mereka keluarkan sudah mencapai hal yang ingin dituju, jika belum maka perlu diberi evaluasi agar dapat mencapai target, dan jika sudah dikembalikan lagi pada bagaimana organisasi memberikan apresiasi pada kinerjanya. Hal-hal extrenal dan Internal SDM yang bisa menggagu jalannya kegiatan juga harus diperhatikan, seperti psikologinya, emosionalnya, kesehatanya, keadaan materialnya apakah menunjang kegiatan yang akan ia lakukan. Hal-hal yang bersifat personal ini dikontrol dan diperhatikan oleh fungsi ini, sehingga kegiatan dapat berjalan dengan lancar.

Contoh Kegiatan Protokol yang menerapkan fungsi manajemen

Berikut ini ada beberapa contoh Kegiatan Protokol di Lima Pemerintah Daerah yang melaksanakan fungsi Protokol dengan penerapaan fungsi Manajemen GR. Terry yang mampu memberikan kesuksesan dalam melaksanakan fungsi protokol dan kegiatan yang dilakukan.

Pertama pada pemerintah kabupaten Batam, Protokoler telah menjadi sub bagian dalam pemerintah yang diorganize kegiatannya menjadi tiga sub bagian. Pertama, ada sub bagian tamu, pada sub bagian tamu, tujua utama kegiatan ini adalah bagaimana menjamu dan melayani tamu sebaik-baiknya, tanpa melihat kelas dari tamu tersebut namun tetap memiliki tata cara yang berbeda dalam memperlakukan tamunya yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tamu tersebut. Di sub bagian tamu ini sendiri terdapat sembilan kegiatan yang meliputi fungsi manajemen dari mulai tahap perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengotrollan yaitu;

• Penyusunan, pelaksanaan dan pembuatan rencana kegiatan dibidang pelayanan tamu.
• Penataan administrasi pelayanana tamu yang terkait dengan pengaturan keprotokolan.
• Penataan dan pengaturan penerimaan tamu-tamu pemerintah daerah yang berhak menrima pelayanan keprotokolan.
• Persiapan penyenggaraan upacara-upacara pelantikan, rapat-rapat dan pertemuan dinas lainnya.
• Pengkondisian dan pengaturan penerimaan tamu-tam, baik tamu daerah, tamu negara maupun tamu perwakilan Negara-negara sahabat.
• Pengkondisian dan pengaturan persiapan rapat/pertemuan, resepsi dan upacara serta kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayananan protokoler.
• Pengaturan akomodasi, pengamanan dan acara tamu Negara, Daerah dan Perwakilan Negara sahabat dengan Koordinasi kepada satuan kerja perangkat daerah atau intansi terkait.
• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.

http://skpd.batamkota.go.id/protokol/tugas-pokok-dan-fungsi-bagian-protokol-tupoksi/.

Jika kita analisis kembali fungsi protokol untuk nomor satu adalah fungsi dari perencanaa, yang kedua ketiga dan keempat adalah fungsi organize sebagai langkah pengaturan. Kelima sampai kedelapan adalah fungsi pelaksanaan, untuk fungsi pengontrollan kegiatan sendiri berlangsung di dalam setiap kegiatan, tidak ada kegiatan khusus yang menunjukkan adanya kegiatan kontrol secara khusus.

Kedua, ada divisi protokol yang dalam struktur menjadi satu divisi dengan humas pada pemerintah daerah kalimantan Barat, yang diberi nama Biro hubungan masyarakat dan protokol. Peletakkan divisi protokol dan humas yang sama merupakan hal yang wajar mengingat kegiatannya yang saling menunjang satu sama lain, walaupun di organisasi pemerintah lain diletakkan sebagai kegiatan humas. Tentunya akan menjadi pertimbangan tersendiri untuk membuat kinerja organisasinya menjadi maximal dan kembali lagi pada dasar kebutuhan organisasi, karena ada juga organisasi pemerintah yang memisahkan dan membuat dua divisi yaitu humas dan protokol untuk membuat memaximalkan kinerja dua divisi/ biro ini. Adapun kegiatan protokol dan humas di pemerintah kalimantan Barat sebagai berikut;

ü perumusan kebijakan bidang kehumasan dan protokol sesuai dengan rencana strategis yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Daerah;

ü perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan pengendalian bidang kehumasan;

ü perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan pengendalian bidang protokol;

ü penyelenggaraan tata usaha biro;

ü pembinaan kelompok jabatan fungsional;

ü pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

Semua fungsi diatas merupakan hasil pengalaman terdahulu yang dimanajemenkan dan menjadi fungsi dalam melaksanakan kegiatan protocol kemudian menjadi sirkular dalam upaya peningkatan profesionalisme. Kinerja keprotokolan yang berkaitan langsung dengan jajaran direksi atau pejabat dan menghindari kejadian-kejadian yang dapat menghambat atau bahkan menggagalkan suatu kegiatan.

Penutup

Dari uaraian diatas dapat ditarik kesimpulanya, pada dasarnya semua kegiatan protokoler yang adalah kegiatan yang sifanya sirkuler dengan semua unsur fungsi manajemen yang terus-menerus terjadi berulang. Hasil kegiatan protokol yang melaksanakan fungsi manajemen yang baik akan membentuk suatu peningkatkan pengetahuan yang lebih luas tentang perkembangan dunia kerja dan profesi protokol itu sendiri dan pengenalan jati diri perusahaan/organisasi kita.

Jika digambarkan, akan berbentuk seperti ini :

Bagi protokoler sendiri, adanya pelaksaan fungsi manajemen yang baik akan membawa organisasi pada branding image yang positive dan membangun reputasi serta trust dari masyarakat dan public eksternal terhadap instansi kita. Perencanaan yang dilakukan dengan matang ditutup dengan evaluasi yang terbuka, solutif dan team building yang baik akan menjadi pelajaran penting dalam mengatasi masalah-masalah dilapangan. Secara tidak langsung membangun skills produktivitas pelaku protokoler untuk terus belajar dan berkembang.

Mengingat besarnya pengaruh kegiatan protokol dalam suatu instandi dalam bidang komunikasi, informasi dan relasi, sudah semestinya penerapan fungsi manajemen dari Henry Fayol ini dilakukan dengan rutin dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap kegiatam protokol. Instansi pemerintah sebaiknya memaximalkan fungsi protokol yang ada disetiap instansinya dan menjalankan fungsi manajemen tersebut secara berkala.

Lebih dalam, jika ingin membentuk birokrasi yang efektif dan efisien, sudah seharusnya instansi pemerintah memaximalkan fungsi protokol seperti yang sudah diatur dalam undang-undang dan bersifat indepent, tidak bercampur dengan fungsi humas, pelayanan atau bahkan hukum, untuk optimalisasi kegiatan protokol itu sendiri terlebih dalam perekrutan SDMnya. Dengan demikian setiap kegiatan yang dilakukan protokol dapat dioptimalisasikan sesuai undang-undang dan berjalan sebagai fungsi manajemen instansi dalam bidang komunikasi, informasian dan relasi yang merupakan hasil dari public trust yang menghasilakan kembali citra dan reputasi instansi atau organisasi.