Dalam pelaksanaan sebuah acara biasanya akan melibatkan peran seorang protokoler. Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocol, dan bahasa Yunani protocollon. Protokoler merupakan pihak yang mengatur pelaksanaan kegiatan mulai dari cara duduk, berdiri, penghormatan dan lainnya dalam sebuah acara. Hal ini sesuai dengan UU No 9 2010, yang menjelaskan bahwa protocol merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi : Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
Dalam pelaksanaan aktivitasnya, seorang protokoler harus berpegang pada UU No 9 tahun 2010, protokoler harus menguasai dan memahami isi dari Undang-undang tersebut sehingga suatu kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan semestinya. Namun menguasai dan memahami tatacara kegiatan sesuai Undang-Undang saja tidak cukup, ada faktor internal dalam diri seseorang yang memengaruhi kesuksesan kegiatan yaitu komunikasi. Karena dalam praktiknya protokoler akan selalu berinteraksi dengan pihak-pihak tertentu.
Pada hakekatnya setiap orang dapat berkomunikasi, namun tidak semua orang mampu melakukan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dapat terjadi ketika pesan yang disampaikan oleh komunikator sampai kepada komunikan dengan baik, tidak ada miskomunikasi atau salah memaknai pesan yang disampaikan. Komunikasi yang efektif membuat atasan atau pihak lain tidak kesulitan memahami pesan yang kita sampaikan, dan hal ini tentu mempermudah kita dalam melakukan prosedur protocol.
Pentingnya komunikasi juga didukung oleh fakta bahwa komunikasi menjadi salah satu 21st Century Skill yang harus dikuasai oleh setiap orang. Komunikasi akan memudahkan seorang protokoler untuk memahami visi, misi, dan tujuan dari acara. Komunikasi juga akan memudahkan koordinasi ketika acara sedang berlangsung. Komunikasi yang dimaksud tidak hanya berbicara dengan lancar, namun lebih spesifik merujuk pada cara menyampaikan pesan. Pemilihan kata, intonasi yang digunakan, memahami lawan bicara, akan membuat komunikasi yang dilakukan berlangsung dua arah dan lebih efektif.
Oleh karena itu sebagai seorang protokoler paling tidak menguasai rumus 7C komunikasi sehingga tercapai komunikasi yang efektif.
Clarity (Jelas)
Seorang protokoler harus memastikan pesan yang disampaikan dipahami oleh pihak lain, tanpa ada perubahan makna.
Concise (Ringkas)
Dalam sebuah acara waktu adalah emas, maka pesan yang singkat menjadi kunci agar waktu tidak terbuang percuma.
Complete (Lengkap)
Koordinasi dalam sebuah acara pasti dilakukan. Maka pastikan informasi yang disampaikan lengkap dan akurat. Informasi yang lengkap mengandung 5W+1H.
Concrete (Konkret)
Pesan harus spesifik, sesuaikan dengan keperluan saat itu juga.
Correct (Benar)
Pesan yang kita sampaikan harus benar dari segi isi dan pemilihan kata.
Consideration (Pertimbangan)
Dalam komunikasi pertimbangan juga latar belakang, sifat, pengetahuan dari lawan bicara.
Courteous (Sopan)
Terkahir dan yang paling penting adalah selalu menjaga sopan santun kepada siapapun kita bicara.
Dengan menguasai rumus 7C komunikasi tidak membuat semuanya sempurna, tapi paling tidak kita sebagai protokoler telah mampu menciptakan komunikasi yang baik. Komunikasi yang baik akan mendorong koordinasi yang efektif, dan koordinasi yang efektif akan meningkatkan presentase kesuksesan sebuah acara.

                                                                                                                                     Disusun oleh : Divisi 1 KPM Unpad

Referensi :
https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-komunikasi-7c-untuk-komunikasi-efektif/