Seperti yang kita ketahui bahwa Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata pengormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat. Hal tersebut sesuai dengan Permenkumham Nomor 31 Tahun 2018 tentang Keprotokolan di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAMI RI.
Peran Protokol sangat dibutuhkan dalam setiap acara penting atau formal yang akan diselenggarakan oleh setiap lembaga atau institusi bahkan pemerintahan. Peran protocol bisa dikatakan sebagai tonggak keberhasilan suatu acara yang tengah dilaksanakan. Dunia Protokol sudah sangatlah menguasai bagaimana cara menjalankan acara sesuai dengan waktu, tempat dan penghormatan yang seharusnya. Peraturan Keprotokolan setiap lembaga atau institusi memang berbeda-beda, aturan yang berlaku dibuat sesuai keadaan dan kepentingan yang dibutuhkan dalam lembaga atau institusi tersebut. Namun, peran protokoler sangatlah penting demi berjalannya acara sesuai dengan rencana terlebih ketika mengundang tamu-tamu penting dengan berbagai jabatan yang dimiliki.
Pentingnya peran dan fungsi protokol juga disampaikan oleh Novita Ilmaris sebagai pimpinan Divisi Administrasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM D.I.Yogyakarta dalam penyelenggaraan kegiatan Sosialisasi Penguatan Tim Keprotokolan jajaran Kantor Wilayah yang dilaksanakan selama 2(dua)hari , jum’at-sabtu 15-16 Februari 2019, beliau mengatakan “Keberadaan protokol sangat dibutuhkan pada berbagai kegiatan seperti acara resmi, pertemuan resmi, kunjungan kerja, audiensi dan penerimaan tamu ataupun acara perjamuan. Di samping itu, juga dalam kegiatan kantor lainnya seperti lokakarya, workshop, konferensi, Memorandum of Understanding (MoU), seminar, dan lain-lain.”
Selain itu, disampaikan pula oleh Plh. Kakanwil Sony Sudarsono. Pada dasarnya semua kegiatan keprotokolan yang adalah kegiatan yang sifatnya berkaitan dengan semua unsur fungsi manajemen yang terus-menerus terjadi berulang. Hasil kegiatan protokol yang melaksanakan fungsi manajemen yang baik akan membentuk suatu peningkatkan profesi protokol itu sendiri dan pengenalan jati diri instansi kita.
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang diselenggarakan organisasi atau instansi. Di samping itu, protokoler juga bagian yang melekat dari aktivitas institusi dan turut mewarnai budaya kerja terutama bagi petugas protokoler, yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan. Baik lokal maupun nasional.

Disusun oleh : Divisi 4 KPM Unpad

Referensi :
https://jogja.kemenkumham.go.id/berita-kanwil/berita-utama/3458-maksimalkan-peran-dan-fungsi-tim-protokoler-kanwil-kemenkumham-laksanakan-sosialisasi (Rabu, 12 Feb 2020)